La implementación de un sistema ERP es importante para cualquier empresa, su ejecución puede resultar un desafío por lo que se recomienda desarrollar un plan de implementación para facilitar el proceso de transición. El software ERP unifica la información recopilada en todos los departamentos y convertirla en datos utilizables, automatizando procesos que aumentan la productividad al eliminar tareas manuales.
Un sistema ERP unifica funciones comerciales como finanzas, fabricación, inventario y gestión de pedidos. Así también facilita la comunicación con el cliente, las ventas, marketing y gestión de proyectos brindando una solución cohesiva. Aclara los procesos manuales ineficientes mientras crea ahorros de tiempo, costos y oportunidades de expansión. Un ERP proporciona una fuente central de información que impulsa la productividad, rentabilidad y la resiliencia de una organización.
Las empresas a menudo determinan necesaria la implementación de un sistema ERP cuando sus sistemas y prácticas usuales no pueden respaldar los objetivos comerciales a largo plazo de la empresa. Esto puede significar el uso de hojas de cálculo para la recopilación de información que es costosa y laboriosa o el intercambio de archivos confidenciales por correo electrónico, lo que plantea graves riesgos de seguridad
La escalabilidad deficiente y los sistemas desconectados también indican que es hora de implementar ERP
Una vez que se implementa un sistema ERP, se debe identificar qué módulos se requieren para cumplir con los objetivos comerciales específicos. Una solución ERP podría presentar componentes esenciales o capacidades más amplias según la industria y el tamaño de la empresa. Los técnicos personalizan el software de acuerdo con las necesidades comerciales antes de migrar y probar los datos en el nuevo sistema; también crean planes de transición, actividades de adopción y brindan materiales de capacitación para los empleados.
Las organizaciones que buscan un proveedor de ERP deben considerar cuidadosamente los modelos de implementación, los requisitos de integración, el costo total de propiedad y el soporte para tecnologías emergentes como IA y asistentes digitales. También deben asegurarse de que se integre bien con otras soluciones y fuentes de datos, como aplicaciones en la nube de terceros.
Los sistemas ERP pueden ser sistemas complejos, pero no deben intimidar a los empleados. Los proveedores de software modernos han invertido importantes recursos para mejorar la experiencia del usuario y hacer que sus productos sean más intuitivos. Las sesiones de capacitación ayudan a aliviar las preocupaciones sobre la complejidad; muchas soluciones brindan un enfoque modular, lo que permite a las empresas implementar solo las características requeridas.
Implementar y probar un sistema ERP en su entorno real para garantizar que funcione como se espera es el paso final en su implementación exitosa.
Se debe probar diferentes escenarios dentro del sistema para detectar errores que necesitan reparación, identificar áreas de mejora y correcciones necesarias
El repositorio de datos centralizado del software ERP facilita que los diferentes departamentos comerciales compartan datos y accedan a métricas críticas más rápidamente, brindando a cada uno información en tiempo real y tomando decisiones apropiadas a tiempo. Además, la automatización de tareas manuales ayuda a mejorar la productividad y la eficiencia, lo que le permite a su empresa mantenerse a la vanguardia.
Los sistemas ERP generalmente se desarrollan en base a las buenas prácticas, sus creadores tienen la intención de que las organizaciones los usen «tal cual». Sin embargo, brindan algunas opciones de configuración para que las empresas puedan implementar sus propias reglas y procesos comerciales. Por ejemplo, los centros de costes/beneficios y las estructuras organizativas integran un sistema ERP.
Las empresas que buscan implementar un software ERP deben comenzar eligiendo módulos que satisfagan las necesidades de cada unidad de negocio. Por ejemplo, las empresas enfocadas en productos podrían crear un módulo de contabilidad para automatizar las tareas de contabilidad y monitorear la disponibilidad de efectivo; las empresas centradas en los servicios podrían optar por una aplicación PSA de facturación de clientes y seguimiento del tiempo de los empleados.
Como parte de la selección de una solución ERP, el mantenimiento y el soporte son parte integral para decidir si usted y su empresa pueden usarla
Una solución basada en la nube requiere un desembolso mínimo de capital; las actualizaciones periódicas de su proveedor reducen los gastos operativos (OpEx), liberando recursos de TI para otros proyectos y eliminando las costosas actualizaciones cada cinco a diez años que vienen con las soluciones de software en las instalaciones.
Un proyecto de implementación de ERP no es una tarea fácil, por lo que para garantizar su ejecución exitosa, lo mejor es reunir un equipo compuesto por los emprendedores más expertos de toda su organización. Si lo hace, se asegurará de que suceda a tiempo y dentro del presupuesto y creará canales de comunicación claros en toda la organización para que todos puedan mantenerse informados y expresar su opinión en el proceso, lo que ayuda a evitar inconvenientes o retrasos inesperados.
El software ERP ayuda a las empresas a automatizar y optimizar los procesos con su plataforma común y la experiencia del usuario en todos los departamentos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad del personal. El costo de una solución ERP varía según los módulos, las personalizaciones que seleccione y el número de usuarios; algunas soluciones ofrecen tarifas fijas mensuales o anuales, mientras que otras cobran por usuario o módulo.
Un sistema ERP es el repositorio central de la información de su empresa, facilitando el intercambio entre departamentos
Esto podría incluir datos de clientes, detalles de pedidos, actualizaciones de estado de producción e inventario, presupuestos y cronogramas de proyectos, y cualquier cosa relevante. Una solución ERP también puede ayudar a identificar áreas de mejora u oportunidades de crecimiento dentro de su organización; por ejemplo, si su equipo de ventas tiene dificultades para cerrar tratos, un ERP puede revelar patrones sobre cómo compran los clientes y qué estrategias de comunicación y de marketing funcionan de manera más efectiva para convertir las ventas.
La selección de un ERP está determinada por varios factores, que incluyen la industria, el tamaño y el nivel de funcionalidad que desea su empresa. Una solución de nivel empresarial podría ofrecer capacidades de flujo de trabajo más sofisticadas con soporte para múltiples monedas y paneles personalizables; los ERP más pequeños pueden ser menos costosos, pero es posible que no sea lo que requiere su organización.
Las pymes necesitan un ERP que sea fácil de usar tanto para los usuarios como para los departamentos y, al mismo tiempo, fácil de escalar para futuras expansiones. Además, una solución asequible también debe aprenderse y utilizarse rápidamente, por lo que varias soluciones se han adaptado explícitamente para satisfacer esta necesidad.
Las organizaciones más grandes deberían considerar la adopción de una solución ERP de dos niveles con Software-as-a-Service (SaaS) para algunos procesos y una opción local para otros, ya que podrán acceder a los beneficios de ERP sin incurrir en inversiones significativas ni poner en peligro su infraestructura de TI.
Las empresas que operan en múltiples mercados a menudo requieren sistemas ERP robustos para seguir siendo competitivos
Tales soluciones pueden rastrear la satisfacción del cliente, gestionar el inventario y la logística, automatizar procesos y tomar decisiones informadas de producción y abastecimiento; además, pueden optimizar las operaciones de contabilidad, gestión de recursos humanos y gestión de proyectos.
Un sistema ERP puede ayudar a su empresa a reducir costos al eliminar errores manuales, aumentar la productividad y facilitar una toma de decisiones más rápida. También puede mejorar las ventajas competitivas al proporcionar datos precisos y actualizados que mejoran la ventaja competitiva. Pero su beneficio principal radica en unir a todos los departamentos dentro de una organización al brindarles a cada uno visibilidad completa y acceso a los datos que pueden usar diariamente en sus tareas.
Los sistemas ERP conectan todas las tecnologías de la empresa, como cuentas por pagar, control de existencias, bases de datos de clientes y software de seguimiento de pedidos, en una solución integrada, lo que brinda a los empleados una imagen más clara de sus departamentos y elimina costosas tecnologías duplicadas que no encajan bien.
Esto proporciona una mayor autoconciencia de la empresa y elimina tecnología que no es efectiva
Tómese el tiempo para identificar las formas en que una solución ERP podría mejorar su proceso comercial y sus necesidades para determinar qué módulos satisfarán esas necesidades. Recuerde, no tiene que ser todo o nada; comience poco a poco usando solo lo necesario, agregando nuevos módulos a medida que su negocio se expande.
El ERP basado en la nube proporciona una alternativa conveniente que no requiere hardware costoso, personal de TI o inversiones de capital iniciales. En su lugar, alquila espacio en los servidores de uno o más proveedores para un modelo basado en suscripción, pagando una tarifa regular a cambio del servicio. Este tipo de servicio ERP cuenta con numerosos beneficios, como tiempos de implementación más cortos y la libertad de escalar sin preocuparse por el mantenimiento y la seguridad del servidor; Además, las soluciones ERP en la nube deben ofrecer sistemas de respaldo y planes de recuperación para proteger los datos contra desastres.